En brefBeaucoup de PME paient pour des outils qu’elles n’utilisent pas, et en achètent d’autres pour faire la même chose. Le cas le plus fréquent : une licence Microsoft 365 Business Premium qui inclut déjà la protection des postes, la gestion des appareils et le contrôle des accès, pendant qu’on paie des outils séparés pour les mêmes fonctions. Avant d’acheter quoi que ce soit, fais l’inventaire de ce que tu as déjà.
D’abord, prends deux factures : celle de ton antivirus et celle de tes licences Microsoft 365.
Sais-tu, sans chercher, quelle version de Microsoft 365 tu paies, et ce qu’elle contient déjà?
Si la réponse est non, tu ne peux pas savoir si tu paies deux fois pour la même chose. Et c’est exactement la situation de la majorité des PME que je rencontre.
Le paradoxe qu’on voit presque partout
Prends une entreprise de 80 personnes, avec des licences Microsoft 365 Business Premium pour tout le monde. Quand on regarde les données d’utilisation, la quasi-totalité des employés utilise trois choses : Outlook pour les courriels, OneDrive pour quelques fichiers, Teams pour les réunions.
SharePoint, Planner, Forms, Power Automate : payés, disponibles, prêts à l’emploi, et à peu près ignorés.
Mais ce n’est que la moitié du problème. Business Premium inclut aussi une suite de sécurité complète : Defender for Business pour protéger les postes, Intune pour gérer les appareils, Entra ID P1 pour contrôler les accès avec l’accès conditionnel, et Defender for Office 365 contre l’hameçonnage. Des outils que la plupart des PME n’ont jamais configurés.
Pendant ce temps, les mêmes entreprises paient chaque mois un antivirus tiers, un outil de gestion des appareils séparé, parfois une solution d’accès additionnelle. Elles paient deux fois pour les mêmes fonctions, sans le savoir.
La règle Ékivo : rien de neuf avant l’inventaire
Avant d’évaluer un nouvel outil, demande-toi si un outil que tu as déjà peut remplir la même fonction. Neuf fois sur dix, la réponse est oui. Ça se fait en trois étapes, dans cet ordre.
Ce que tu paies déjà
La version exacte de tes licences, ce qu’elles incluent, et la liste de tous les abonnements à côté. C’est là qu’on trouve les doublons.
Ce qui dort dans ta licence
Une fonction payée mais jamais configurée ne protège rien et ne fait gagner aucune minute. Active la sécurité incluse avant d’acheter autre chose.
Ce que ton équipe utilise vraiment
Un outil activé que personne n’utilise reste un coût. L’adoption se planifie, se montre et s’accompagne. Elle ne s’improvise pas.
Pourtant, la troisième étape est celle qu’on saute le plus souvent. Les organisations investissent dans des outils, rarement dans leur adoption.
Trois signes que ton équipe contourne ses outils
Prends une minute et regarde comment ça se passe chez toi cette semaine.
- Des projets suivis par courriel ou dans un fichier Excel partagé, alors que ta licence inclut déjà un outil de gestion de projet
- Des formulaires imprimés et remplis à la main, alors qu’un formulaire numérique centraliserait et analyserait les réponses automatiquement
- Des notes de réunion dans des carnets ou des fichiers Word éparpillés, que personne ne retrouve trois semaines plus tard
Si tu en reconnais un seul, ce n’est pas un manque d’outils. C’est un manque d’usage. Et la bonne nouvelle, c’est que ça ne coûte rien de plus.
L’automatisation : travailler moins fort, pas moins bien
Quand on parle d’automatisation, beaucoup de dirigeants imaginent un projet coûteux réservé aux grandes entreprises. En réalité, tes outils actuels peuvent automatiser des dizaines de tâches répétitives, sans une ligne de code, en quelques heures.
- Une notification envoyée au responsable dès que quelqu’un soumet une demande d’approbation.
- Un rapport généré et distribué automatiquement chaque lundi matin.
- Un dossier de projet créé avec la bonne structure dès que le client signe le contrat.
- Une tâche assignée automatiquement quand quelqu’un remplit un formulaire.
Dans l’écosystème Microsoft, c’est Power Automate qui fait ce travail, et la plupart des licences d’affaires l’incluent déjà. Surtout, ces automatisations ne remplacent personne. Elles rendent du temps pour ce qui demande vraiment du jugement.
Alors fais le calcul pour ton entreprise. Une heure récupérée par employé par semaine, c’est une cinquantaine d’heures par année, multipliées par le nombre d’employés.
La mobilité : la liberté, mais pas n’importe comment
Le travail hybride est devenu la norme, et c’est un vrai avantage pour recruter et garder les bons talents. Mais un employé qui travaille sur un ordinateur personnel, partagé avec la famille, pas géré, pas à jour, et qui se connecte sans MFA (authentification multifacteur, ou AMF en français), c’est une vulnérabilité à chaque maillon.
Chez Ékivo, la règle est claire : on permet les cellulaires personnels sous conditions, et jamais les ordinateurs personnels. Le reste se règle avec les outils déjà inclus dans Business Premium : Intune vérifie que chaque appareil respecte un standard minimal avant d’accéder à quoi que ce soit, et l’accès conditionnel exige une vérification supplémentaire quand une connexion semble inhabituelle. On a détaillé tout ça dans l’article sur la règle BYOD en PME.
Bon à savoir : retirer un outil tiers au profit de ce que ta licence inclut déjà ne se fait pas en débranchant l’un et en branchant l’autre. Il faut configurer, tester et déployer Defender for Business et Intune poste par poste. Fait correctement, ça simplifie ton environnement et réduit tes factures. Fait trop vite, ça crée un trou de sécurité pendant la transition.
L’expérience numérique employé : ce qu’on ne mesure pas, on ne l’améliore pas
Il y a un indicateur que presque personne ne suit en PME : l’expérience numérique employé, ou DEX, pour Digital Employee Experience. Autrement dit, comment ton équipe vit ses outils au quotidien. Est-ce qu’ils lui facilitent la vie ou la compliquent? Est-ce que les gens se sentent compétents, ou est-ce qu’ils contournent?
Ça peut sembler secondaire. Ça ne l’est pas. Une mauvaise expérience numérique nourrit la frustration et le désengagement, et finit par se voir dans le roulement de personnel, un des coûts les plus élevés et les moins visibles pour une PME.
En pratique, la mesure commence simplement. Un sondage trimestriel de trois questions suffit :
- Quel outil te fait perdre le plus de temps dans une semaine normale?
- Quelle tâche refais-tu à la main alors que tu soupçonnes qu’elle pourrait être automatique?
- Qu’est-ce que tu aimerais savoir faire dans tes outils et que personne ne t’a jamais montré?
Ensuite, les réponses te diront où investir en formation et en améliorations, et souvent, où tu n’as rien à acheter.
Questions fréquentes
Est-ce que Defender for Business peut remplacer mon antivirus actuel?
Dans la plupart des PME, oui. Microsoft 365 Business Premium inclut Defender for Business, qui offre une protection avec détection et réponse sur les postes. Il faut toutefois planifier la transition : configuration, déploiement poste par poste et retrait de l’ancien outil seulement une fois la protection confirmée.
Et si on a Microsoft 365 Business Standard?
Business Standard n’inclut ni Intune, ni Defender for Business, ni Entra ID P1. Si tu paies des outils séparés pour ces fonctions, compare le coût total avec celui de Business Premium. Il arrive souvent que la mise à niveau coûte moins cher que tous ces outils additionnés.
Faut-il savoir programmer pour utiliser Power Automate?
Non. La plupart des automatisations courantes se construisent à partir de modèles, sans code : approbations, notifications, rapports récurrents. Une personne curieuse de ton équipe peut en monter plusieurs en quelques heures, idéalement avec un peu d’accompagnement au départ.
Par où commencer si on veut faire le ménage?
Par la liste. Toutes tes licences Microsoft 365 avec leur version exacte, puis chaque abonnement payé à côté, avec ce qu’il fait. Les doublons apparaissent généralement dès la première page.
Alors, combien paies-tu pour des outils que tu as déjà?
Sors tes factures de licences et d’abonnements, et cherche deux outils qui font la même chose. Tu peux le faire toi-même, ce mois-ci, en moins d’une heure.
Si tu veux qu’on fasse l’inventaire avec toi et qu’on regarde ce que ta licence contient vraiment, parlons-en. En 30 minutes, tu repars avec tes prochaines étapes.
Sources
- Microsoft : Defender for Business et Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft Learn : exigences de Defender for Business
Cet article est tiré du chapitre 5 de mon livre Les 7 piliers qui transforment vos TI en avantage concurrentiel, disponible gratuitement en format numérique.